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Team Work
Zusammenarbeiten

Hybrides Arbeiten funktioniert nicht – oder vielleicht doch?

Wir unterscheiden vier generelle Arten möglicher Zusammenarbeit. Jede hat ihre ganz bestimmten Vorteile, aber auch Herausforderungen. In diesem Artikel werbe ich für eine bewusste Entscheidung mit alle Konsequenzen um das Erlebnis, die Effizienz und die notwendige Ausstattung (Kompetenz, Technik, Methodik, Format) zu verbessern.

Beachtet man die jeweiligen Voraussetzungen der Kontexte, verbessern sich fast automatisch Beteiligung, Verbundenheit, Beziehungen, Produktivität, Qualität und Kreativität der Meetings und Workshops.

Grundsätzliche Aspekte:

Gute Meetings/Workshops:

  • ermöglichen Beteiligung
  • laufen respektvoll ab
  • schaffen gemeinsames Verständnis
  • bauen Vertrauen auf
  • erzeugen ein Gemeinschaftsgefühl
  • fördern die Gesundheit 😉

Deshalb sollten Meetings/Workshops:

  • mit individueller Begrüßung starten
  • für alle Sinn machen
  • technisch/methodisch für Alle beteiligend sein
  • Werte erlebbar machen
  • sinnvolle Zeiten und Pausen anbieten
  • informellen Austausch fördern

Vier Optionen für Zusammenarbeit:

In Tabellen-Kurzform die 4 verschiedenen Möglichkeiten und deren Spezifika mit Empfehlungen, bevor es ins Detail geht:

>>> eventuell nach rechts scrollen >>>

Physische Meetings

3 Dimensional
Video Konferenzen

2 D
Hybride Events

2D und 3D
Virtual Reality Events
3 D
Für alle Sinne, zum gemeinsamen Experimentieren oder etwas gemeinsam „bauen“ Für Co-Kreation, einfache Abstimmungen und Zusammenarbeit, skalierbare Teilnehmerzahl, kurzfristig möglich Kompromiss für mehr Flexibilität. Standort-übergreifende Teams und Homeoffice, internationale Zusammenarbeit, Moderation essentiell Kombiniert Vorteile von physischen Treffen mit Skalierbarkeit und digitalen Möglichkeiten
Werkzeuge:
Whiteboard, Flipcharts, PostIts, BrownPaper, Metaplan, Laserpointer, LegoSeriousPlay…
 Digital Tools:
Video Kamera, Audio Equipment, Digitale Whiteboards, Chat, Abstimmungen, TagClouds
 Digital(isierte) Tools:
Besondere Technik wie Raumsysteme, große Touchscreens, interaktive Boards, 
 VR/XR Tools: Rechner, VR Brillen, Digitale Räume, Avatar und „Digital-Inventar z.B. CAD Modelle“
Empfehlung: 
JEDER nimmt physisch teil, spontane Einwahl vermeiden, Planung, Snacks und Reisezeit einplanen
Eventuell virtuelle Teilnahme über Raumrepresentation wie bewegliche Tablets.
 Empfehlung:
JEDER braucht/nutzt eine Kamera und Headset/Freisprecher, Stabiles Netz und Softwarekompetenz
 Empfehlung:
Physische TeilgeberInnen sind auch alle online bzw. großer Touchscreen mit Videosystem, hochwertige Kamera und Licht-setup, dass jede/r gut erkennbar ist, zentrales Audiosystem.
Keine offline Nebengespräche.
 Empfehlung:
VR Brille oder Bildschirmversion mit Audio und Videoequipment
Einführung einplanen um Grundfunktionen zu lernen (Avatar bewegen etc.)
Schlanke Agenda um informellen Austausch zu ermöglichen

Die einzelnen Formate im Detail:

Physische Treffen

Physisches Meeting

Auch wenn heute viele dafür einstehen, die Vorteile von Homeoffice zu behalten, dürfte es einigen Konsens darüber geben, das ein physisches Treffen die höchste Qualität der Begegnung hat. Das begründet sich mindestens in der „Sinnesvielfalt“, die hier möglich ist: Sehen, Hören, Fühlen, Riechen… je mehr Sinneseindrücke wir erleben, um so intensiver verknüpfen wir Inhalte, die nachhaltiger in unseren Gehirnen verankert werden.

Aus Gewohnheit tut sich die Mehrheit im physischen Zusammentreffen auch leichter, vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen. Die Umarmung, der Händedruck, die „energetische Präsenz“, die Raumwahrnehmung und Positionierung zueinander, der direkte Augenkontakt und natürlich der so einfache informelle Austausch sorgen für ein ganzheitliches Erleben.

Das alles hat seinen Preis und seit Corona für viele auch die Verbindung mit einer Angst sich eventuell in ein Gesundheitsrisiko zu begeben (was hoffentlich kein Dauerzustand wird). In vielen Fällen ist die notwendige (gerade international) lange Anreise sicher ein wesentlicher Faktor. Aus heutiger ökologischer Sicht, sind sicher auch viele Reisen zu solchen Begegnungen nicht mehr zu rechtfertigen. Ob das die tägliche Fahrt ins Büro ist – oder der Flug oder mehrstündige Fahrt für ein kurzes Meeting, es gibt heute wertvolle Alternativen. Nicht zu vergessen sicher auch die mit ausschließlicher Präsenz verbundenen Probleme wie Staus, volle Parkplätze, fehlende Meetingräume etc.

Physische Präsenztreffen sind ohne Frage von höchster Wirkung, sollten aber bewusst dann eingesetzt werden, wenn es darum geht gemeinsam etwas physisch zu erleben.

Empfehlung für physische Treffen:

  • Alle sind physisch im Raum
  • Sehr reduzierte Nutzung von Computern
  • Fokus auf Beteiligung aller im Raum (z.B. keine zu langen Vorträge)
  • Niemand wählt sich ein! (sonst ist das hybride Format zu wählen)

Virtuell – Videokonferenzen

Videokonferenzen

Durch Corona hat die Mehrheit Erfahrungen mit virtuellen Meetings und Workshops, die technische Ausstattung und deren Bedienung hat sich deutlich verbessert. Videokonferenzen sind alltäglicher Standard geworden. Neue Kollaborationsplattformen kommen fast wöchentlich auf den Markt, die ein noch besseres, gemeinsames Arbeiten ermöglichen: Digitale Aufgabenverwaltung, Whiteboards, 2D-Räume, Sozial Media, Chat und BreakOut-Räume mit verschiedensten Echtzeit-Feedbackmethoden (Likes, Kommentare, Emoticons, GIF Animationen…)

Besonders hervorzuheben ist die jetzt einfache Möglichkeit asynchron (Zeit und Ortsunabhängig) zusammenarbeiten zu können – vorausgesetzt, die Kompetenz und Kultur dafür wurde aufgebaut. Das ermöglicht skalierbare (mit beliebig vielen Teilgebern) und effizientere (weil teils parallele) Zusammenarbeit, oder eben eine deutlich höhere Flexibilität – z.B. im Homeoffice oder zeitzonenübergreifendem Arbeiten.

Viele machen jedoch negative Erfahrungen durch fehlenden informellen Austausch, fehlende Zufallsbegegnungen, hohes Stresslevel durch fortwährende Videokonferenz-Marathons – ohne Pausen. Auch werden fehlende persönliche Begegnungen und reduziertes Vertrauenslevel beklagt. Zwar belegen fast sämtliche Studien, dass die Produktivität, Kreativität und Effizienz unter der plötzlichen Lockdown Situation nicht gelitten hat – dennoch zweifeln meist „klassische Manager“ an, das dies dauerhaft so bleiben würde.

Nicht nur unzählige Firmen, auch viele Netzwerke, die ausschließlich remote zusammenarbeiten, beweisen jedoch, dass alle oben genannten Zweifel und Befürchtungen, nicht auf „virtuell“ zurückzuführen sind, sondern WIE virtuell kooperiert wird. Fehlender informeller Austausch liegt daran, dass all die Aspekte physischer Begegnung bei Videokonferenzen schlicht vergessen wird. Der gefühlte Vertrauensverlust rührt von der künstlichen Einschränkung der Sinne her – zumeist beklagen das nämlich jene, die konsequent die eigene Kamera aushaben oder sich als unscharfe Schattenfigur verstecken.

Auch der klassische Hinweis zu Beginn, das doch alle die Mikrofone muten sollen, ist vertrauensstörend. In physischen Meetings verstecken wir uns weder hinter einem Whiteboard, noch sind wir komplett still. Wird nicht standardmäßig gemutet, entsteht eine lebendige Atmosphäre, ein besseres Gemeinschaftsgefühl – und weil man viel schneller Antworten kann, lebendigere Interaktion.

Wer seine Treffen standartmäßig verkürzt, hat auch Pausen. Die Einrichtung einer „Verfügbarkeits-Zeit“ reduziert die Anzahl der Meeting-Einladungen deutlich, da so einzelne Fragen wieder – ohne Standard 30 Minuten Einladung – gelöst werden können. Auch gibt es viele Möglichkeiten, zufällige Treffen (jetzt sogar mit Relevanz und Filteroptionen) zu fördern – durch z.B. Virtual Coffee Break Lösungen, oder einfach einem festen „Kaffee Ecken Kanal“, der durchgehend offen ist.

Dauernde Videokonferenzen, bei der nur eine/r einen Vortrag hält, alle Kameras und Mikrofone aus sind, keinerlei Interaktion eingeplant und persönliche Gespräche vermieden werden, sind in der Tat eine Zumutung – es ist aber eine Entscheidung bzw. fehlendem Wissen oder Kompetenz und keine Folge von „virtuell“

Tipps für bessere Virtuelle Treffen und Videokonferenzen:

  • Kamera und Mikrofone an!
  • Gute Beleuchtung und „in die Kamera schauen“ schafft Vertrauen
  • Persönliche Begegnung etablieren
  • Technische Möglichkeiten für Feedback nutzen (likes, emoticons, chat, physische Reaktionen)
  • Interaktionen und Pausen einplanen
  • Gemeinsames Arbeiten/Erlebnisse nutzen (Whiteboards, Breakout, CoCreation)
  • Erfolge Feiern (Gruppenfotos, Gamification, Teambuilding)

Hybrides Arbeiten

Hybrides Arbeiten

Hybrid ist der aktuelle Hype, wobei die meisten Organisationen bereits seit sehr langer Zeit „Hybrid“ (also einige physisch, einige virtuell … zugeschaltet) arbeiten. Ob Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, KollegInnen in anderen Lokationen oder gar Zeitzonen – nicht jede Besprechung kann mit allen Beteiligten physisch vor Ort stattfinden. Vor Corona war diese Form der Zusammenarbeit jedoch zumindest für die in Telefonkonferenzen oder in der Bildschirmfreigabe Zugeschalteten keine gute Erfahrung, da eine echte Beteiligung auf Augenhöhe kaum möglich war.

Hybrid für sich hat bisher keinen direkten Vorteil, sondern ist eher ein Kompromiss aus physisch und virtuell. Zudem ist hybrid sowohl technisch als auch was Diziplin und Methodik angeht, herausfordernder. Der Umstieg von physisch auf virtuell (weil in Beidem alle die gleichen Voraussetzungen haben) war sicher nicht einfach, aber definitiv leichter als jetzt ins Hybride zu wechseln. Damit ist ein wertvolles, verbessertes hybrides Zusammenarbeiten gemeint, da Hybrid eine automatische Folge, der individuellen Flexibilität ist, die sich seit der Homeoffice-Erfahrung durch Corona die Mehrzahl wünscht. Schon wenn nur eine Person nicht vor Ort sein kann, sollte man nicht mehr nach physischen oder virtuellen Gesichtspunkte planen.

Wichtig auch: Hybrid bedeutet nicht nur „eine“ Gruppe physisch und andere virtuell, sondern auch mehrere Gruppen – z.B. an verschiedenen Standorten, die digital zusammenarbeiten. Aktuell gibt es meist noch keine flächendeckend geeignete technische Ausstattung in Büros für gute hybride Zusammenarbeit. Konferenzkameras erlauben zwar oft einen guten Überblick, nicht aber das nötige „Gesichts“Detail um vertrauensförderlich „sehen“ zu können (Langer Tisch, Monitor mit Kamera an der Wand – nur die ersten 2-4 Kollegen sind gut erkennbar)

Erfolgreicher hybrider Setup:

  • Einplanen der Zeiten um in die Räume zu kommen (virtuell nur ein klick… dann Warten)
  • Moderation, wie kommuniziert wird (melden, chat, los-sprechen, Protokoll)
  • Alle arbeiten am Rechner mit eigener Kamera (Beamer nicht mehr sinnvoll)
  • Ein zentraler Konferenzlautsprecher (oder mehrere gekoppelt) – alle im Raum gemutet
  • Für jede physische Gruppe ein/e ModeratorIn (Setup, Chat, Abstimmung, Konsolidierung)
  • Interaktionen auf digitalen Plattformen
  • Kleingruppenarbeiten mit gemischten TeilgeberInnen (nicht nur physisch/virtuell trennen)
  • Falls Nutzung physischer Werkzeuge, repräsentiert eine/r die virtuellen KollegInnen
  • Klarheit, Dokumentation und digitale Aufgabenverwaltung besonders wichtig

Virtual Reality für mehr Gemeinsamkeit

Gerade im Aufstieg ist die vierte Möglichkeit der Zusammenarbeit, die großes Potential hat den hybriden oder virtuellen Kompromiss um einige wesentliche Punkte zu bereichern: Virtual Reality.

Nicht erst sein Metaverse zum Buzzword wurde, erlaubt uns diese Form – über einen Avatar – sehr schnell das Gefühl zu haben, einen gemeinsamen Raum zu teilen. Während wir bei Videokonferenzen gefühlt individuelle Räume nutzen und auf 2-dimensionale Abbilder unser Gesichter ohne Körper starren, sind wir doch 3-dimensionale Wesen, die sich im Raum bewegen, zueinander positionieren und gerne auch den Überblick haben wollen, wer alles anwesend ist. VR bietet genau das.

Selbst ohne Headset (die es inzwischen auch für den halben Preis eines Smartphones gibt) und nur mit der üblichen IT (Monitor, Maus, Tastatur) erleben wir innerhalb kürzester Zeit in VR dieses Raumgefühl über den Avatar. Bei Videokonferenzen kann nur eine Person sprechen, in einem VR Raum können die TeilnehmerInnen in Gruppen zusammenstehen und diskutieren–  sich aber auch gegenseitig sehen. Bewegt man sich näher an eine andere Gruppe, wird diese Diskussion lauter und ich kann mich dort beteiligen.

Beim Ankommen im VR Raum oder beim Wechsel der Räume „trifft“ man andere Avatare und ganz „natürlich“ entwickelt sich informeller Austausch – wie am Fahrstuhl, dem Weg zum Meeting oder zur Kantine. Besonders attraktiv ist VR durch die visuelle und einfache Darstellung von 3D Objekten z.B. in Schulungen, Cocreation oder Messen. Sie können ein Auto, ein Gerät, ein Organismus oder eine ganze Stadt in den Raum holen, von allen Seiten betrachten, vermessen oder daran arbeiten, zerlegen und dessen Funktion im Detail betrachten. Da es von den meisten Produkten heute schon CAD-Zeichnungen gibt, müssten diese nur importiert oder hochgelanden werden. Diese Objekte nennt man digitales, persönliches „Inventar“ was auch Werkzeuge, Kleidung, Deko und „Fähigkeiten“ beinhalten kann.

Die Skalierbarkeit und nur durch die eigene Kreativität limitierte Vielseitigkeit sind weitere Vorteile. Nie mehr ausgetrocknete Stifte, beliebig viele FlippCharts, Stühle so viele man möchte, sofort verfügbare Dekorationen, Design, Raummarketing, beliebig große Räume – drinnen oder draußen… oder im virtuellen Weltall. VR nimmt physische Grenzen aus der Rechnung. Ob es ein globales Eventzentrum oder „Headquarter“, eine Begegnungs- oder Workshopstätte sein soll – für den Bruchteil der Kosten können beliebig viele Menschen zusammengebracht werden (siehe Multi-Player-Spiele mit x-Tausenden von SpielerInnen weltweit). Anwendungsfälle gehen von Meetings, Workshops, Events über Onboarding, Weiterbildung und Teambuilding, Kundenpräsentationen, Ausstellung und Festivals – heute schon überall in hunderten von Plattformen verfügbar.

Sicher muss Datenschutz, Sicherheit, Equipment (wenn man bessere „Immersiveness“ = mit Headest in VR eintauchen möchte) und Vieles weitere noch auf organisationale Breitennutzung optimiert werden. Auch gibt es durchaus Risiken und Nebenwirkungen (MotionSickness) und auch ethische Bedenken, wie weit wir uns virtualisieren wollen – all das erfordert jedoch die Beschäftigung mit dieser Technologie und ihren Wirkungen sowie Erfahrung und Expertise. Auch der Energiebedarf von 3D Virtualisierung ist einzuberechnen und zu rechtfertigen. Jedoch ist es keine Frage mehr OB wir VR nutzen werden, sondern wann und wie.

Virtual Reality im konkreten Einsatz:

Zusammenarbeit

Resümee

Es liegt an uns, die jeweils passende Technologie, sinnvolle Formate und Methoden einzusetzen sowie die dafür förderliche Kultur zu etablieren.

Es sind spannende Zeiten, wir können experimentieren, gestalten und lernen.

Eine Zeit des Wandels für die ich mir wünsche, dass wir weniger urteilen und mit einer neugierigen Offenheit versuchen auf menschliche, respektvolle Weise unsere Zusammenarbeit in Balance mit Energieverbrauch, Ressourcenver(sch)wendung und Effizienz in Balance bringen.

Wir sind Menschen mit viele Bedürfnissen – die sollten wir ganzheitlich im Blick behalten. Die Wissenschaft gibt uns durch unzählige Studien Hinweise, wie wichtig der Respekt individueller Bedürfnisse, echte Beteiligung, Sicherheit durch Transparenz und Bindung durch Wertschätzung sind.

Die Zeit der „OneSizeFitsAll“ Standartisierung ist vorbei – lasst uns lernen kreativ mit Optionen umzugenen und eine Arbeitswelt gestalten, die wir als attraktiv und wertvoll erleben.