Geteilte Verantwortung – gemeinsame Entscheidung und Umsetzung

Das heißt für mich Enterprise 2.0, New Work oder ein Unternehmen in fortgeschrittener Transformation. Das durfte ich gestalten und erleben.

Ich bin Botschafter für Neugier und Zukunftslust – und heute nehme ich Euch mit in meine Vergangenheit – eine, die sich für viele sicher mehr wie eine erstrebenswerte Zukunft liest, möglicherweise…

Ich beziehe mich dabei auf mein Modell zur Beteiligung in 4 Stufen (0-3) und den damit verbundenen Buchbeitrag zur CoKreation.

So sieht die Arbeit aus:

Mitarbeitende übernehmen selbst Verantwortung für Projekte und Entscheidungen. Management unterstützt beratend. Das Ziel bleibt vorgegeben, der Weg wird nicht mehr gemanagt.

Qualitative Indikatoren – woran wir erkennen, dass Stufe 3 erreicht ist:

Menschen sprechen über Lösungen:

Der entscheidende Unterschied zu Stufe 2: Mitarbeitende bringen nicht mehr nur Ideen ein, die sie „abliefern“, sondern gestalten selbstverantwortlich Piloten, MVPs (agile Minimum Viable Products) oder Prototypen. Sie übernehmen spürbar Verantwortung. Delegation wird kaum noch benötigt – CoKreation entfaltet sich von selbst. Manager können nach „Beispielen, Beweisen, Piloten“ fragen, ohne vorher alles abzuklären.

Beispiel:
Ein cross-funktionales Team präsentiert nicht eine PowerPoint mit Vorschlägen, sondern einen 2-Wochen-Piloten mit echten Kundendaten: „Wir haben es einfach mal ausprobiert, hier sind die Ergebnisse. Wenn ihr grünes Licht gebt, können wir in zwei Wochen live gehen.“

Interne Prozesse werden hinterfragt und abgeschafft:

Das ist ein wichtiger Lackmustest: Solange interne Prozesse nicht hinterfragt und gegebenenfalls abgeschafft werden, bleibt man auf Stufe 2. Stufe 3 erfordert echte Umstrukturierung – Transformation. Neue Freigabekonzepte entstehen, Hürden, Regeln und Limitierungen werden reduziert. Zyklen für Budget, Freigaben und Projekte werden deutlich kürzer, relevanter, responsiver. Was früher quartalsweise entschieden wurde, läuft jetzt in 2-Wochen-Sprints.

Beispiel:
Ein Team beantragt nicht mehr vierteljährlich Budget für ein Projekt, sondern arbeitet mit Wochen-Sprints und entscheidet selbst über Ressourcen bis zu einem definierten Rahmen von X Euro pro Sprint. Sie haben direkten Zugriff auf das, was sie benötigen.

HR wird zum strategischen Partner der Transformation:

Neue Karrierewege entstehen – Seitwärts- und sogar Abwärtskarrieren werden ohne sozialen Reputationsverlust möglich. Das Organisationsdesign wird neu gedacht und auf die dynamische, komplexe Welt angepasst. Statt klassischer, starrer Strukturen mit „Master-Job-Profilen“ gibt es:

• Fokus auf Aufgaben statt Stellen: Arbeit wird in einzelne Aufgaben/Outputs gedacht statt in traditionell abgegrenzte Positionen; das erhöht Flexibilität und Besetzungsoptionen.
• Skills- und Rollenorientierung: Anforderungsprofile werden entlang von Fähigkeiten und Aufgaben entworfen statt starrer Stellenbeschreibungen, was Chancengleichheit und Passgenauigkeit fördert.
• Softwaregestützte Mitgestaltung: Cloud‑Lösungen ermöglichen skalierbare Teilhabe, visualisieren Veränderungen, lassen Mitarbeitende mitwirken und zeigen in Echtzeit, wie Aufgaben und Rollen sich verändern — das stärkt Beteiligung und Akzeptanz.

Einige Unternehmen experimentieren mit Wahl- oder Losverfahren für Führungspositionen, wie es die Telekom mit Wahlen oder Haufe Umantis mit Losverfahren erfolgreich getestet haben. Führungsprinzipien verändern sich fundamental. Lernreisen werden aktiv als Teil der Organisationsentwicklung gestaltet.

Beispiel:
Eine erfahrene Führungskraft wechselt bewusst in eine Fachexpert*innen-Rolle ohne Personalverantwortung – und wird dafür im internen und externen Netzwerk (und natürlich persönlich) gefeiert statt bemitleidet. Die Botschaft: Karriere ist nicht nur „nach oben“ – sondern dahin wo sinnvolle selbstwirksamkeit Energie freisetzt.

Neue Event-Formate sind jetzt Normalität:

Was in Stufe 2 noch Experiment war, ist jetzt etabliert. Barcamps ersetzen Townhalls. Zukunftskonferenzen ersetzen VIP-Strategiemeetings. Diskussionen finden in interaktiven Fishbowls statt. Orts- und Zeitunabhängigkeit durch hybrides Arbeiten und asynchrones Kommunizieren ist Standard.

Hackathons sind fester Bestandteil der Innovations- und Qualitätsarbeit. Die Organisation hat gelernt, wie diese Formate funktionieren, nutzt und entwickelt sie selbstverständlich weiter.

Beispiel:
Die Quartalsstrategie wird nicht mehr vom Vorstand präsentiert, sondern in einer 200/2000-Personen-Zukunftskonferenz (hybrid – also physisch und digital) gemeinsam entwickelt – mit Mitarbeitenden aus allen Ebenen und Funktionen. Fragen und Feedback aus der Organisation – sogar von ausgewählten Kund*innen kommt in Echtzeit!
Die Ergebnisse sind verbindlich und noch im Event werden erste Schritte gemeinsam realisiert.

Kommunikationshierarchie ist abgebaut:

Die relevanten Menschen sind für jede*n erreichbar, die klassische Befehlskette spielt dafür keine Rolle mehr. Cross-hierarchische Kommunikation ist nicht mehr die Ausnahme, sondern die Norm. Profile mit Kompetenz-Tagging (Verschlagwortete Social Profile) und digitale Reputation weisen den Weg zu den besten Quellen, Expert*innen, Entscheider*innen. Transparenz ist Standard, nicht Ausnahme. Menschen wissen, wo sie welche Informationen finden und wen sie bei Bedarf direkt ansprechen können. Relevante Information findet automatisch und rechtzeitig zu Dir! (das ist keine Utopie)

Beispiel:
Eine Mitarbeiterin aus der Produktion taggt eine Bereichsleiterin oder CFO direkt in einem ESN-Post zu einem konstruktiv dargestellten Qualitätsproblem – und bekommt innerhalb von Stunden eine Antwort und Unterstützung von drei relevanten Bereichen, die sich selbst koordinieren. Keine Rechtfertigungen, keine Schuldsuche – Fokus auf wirksame Lösungen und organisationales Lernen.

Support-Funktionen werden zu Ermöglichern:

IT versteht sich als echter Service-Provider und Entwicklungsmotivator mit innovativen Effizienz- und Effektivitätssteigerungslösungen statt als Infrastrukturpfleger und Lizenz-Verwalter. Legal, Cybersecurity, Controlling, Communication… – alle Funktionen verstehen sich als Beteiligte für etwas gemeinsam Größeres.

Der Fokus verschiebt sich von Selbstschutz, Risikominimierung und Rechtfertigung hin zu Ermöglichung, Geschwindigkeit und Vertrauen. Wettkampf nicht mehr gegeneinander (wer mehr Stellen, Budget oder Verantwortung bekommt) sondern gegen die bestmögliche Lösung der Aufgaben.

Beispiel:
Statt 6-seitiger Sicherheits-Checklisten gibt IT 5-minütige Lernhacks, Kurzvideos und Beratung: „Für euren Use Case braucht ihr das und das – ich richte euch das heute Nachmittag ein. Hier ist die Dokumentation, falls ihr Fragen habt.“

Expert*innen aus allen Funktionien werden zu Knowlege Brokern die Botschafter*innen für Ihr Wissen und die Möglichkeiten werden.

Live-Dashboards statt angeforderter Berichte:

Jede*r kann jederzeit selbst nachsehen, wie es um relevante Kennzahlen und Ausschreibungen steht. Service-Hotlines werden nicht mehr ins Billiglohnland ausgelagert, sondern von echten Expert*innen betrieben, die dadurch hohe Reputation aufbauen und schnell, wertvoll für den Erfolg sorgen.

Beispiel:
Das Controlling-Dashboard ist für alle Teams zugänglich. Jedes Team sieht seine Projekt-Budgets in Echtzeit und kann selbst kleinere Anpassungen vornehmen, ohne drei Freigaben einzuholen.

Menschen geben ungefragt ehrliches Feedback:

Das ist vielleicht der schönste Indikator für Stufe 3. Das Wohlwollen wird ernst genommen, konstruktives Feedback ist selbstverständlich geworden. Durch die gelebte Transparenz lernen alle voneinander – hierarchie- und kulturübergreifend. Erfolgreiches wird sichtbar, nachgeahmt, wirksam. Es entsteht ein selbstverstärkender Kreislauf des Lernens.

Beispiel:
Ein Team aus Indien teilt im ESN einen neuen Recruiting-Ansatz. Drei Wochen später nutzen ihn Teams in Deutschland, Brasilien und USA bereits und berichten von eigenen Verbesserungen und Anpassungen an lokale Gegebenheiten. In einem globalen IT Projekt habe ich das mit sogenannten „Local Evergreen Teams“ mit über 2500 Kolleg*innen cross-funktional umgesetzt.

Messrhythmus in Stufe 3:

Kleingruppen, Teams und Communities übernehmen aus eigenem Interesse die „Pulsmessungen“. Eine kurze Abfrage zu Beginn und am Ende von Meetings: „Wie geht’s euch?“ zeigt, ob das Zusammentreffen Energie freigesetzt hat oder es etwas zu klären gibt. Über das ESN sind Wertschätzung, Wirkung, Relevanz und Resonanz durch Likes und Kommentare kontinuierlich sichtbar – ohne dass jemand extra fragen muss. Die Rückmeldung zu Qualität, Quantität aber auch Attraktivität ist Teil der Kultur geworden.

Mehr zu den Grundlagen für organisationale Netzwerke: Fundament of Building Organizational Networks

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Warnsignale: Wann wir als Organisation zurückfallen

Transformation ist keine Einbahnstraße. Wie bei einem Pendel gibt es Bewegungen vorwärts und auch wieder zurück. Wir fallen nie ganz zurück, aber spürbare Rückschritte sind möglich.

Angst vor Machtverlust, Verweis auf Vorgaben, Beharrungskompetenz – die stabilisierenden Mechanismen des „Immunsystems hierarchische Organisation“ sind immer aktiv und stark. Mehr dazu in meinen Artikeln Ist digitale Transformation illegal? und Transformation – Fighting the Immune System.

Typische Warnsignale erkennen wir daran, dass:

• Plötzlich wieder Vorgaben gemacht werden statt Fragen gestellt.
• Entscheidungen werden wieder hinter verschlossenen Türen getroffen.
• Wir hören Sätze wie „Das geht nicht wegen Policy XY“ oder „Compliance erlaubt das nicht“ – ohne dass echte Prüfungen stattfinden, ob es Alternativen gäbe.
• Der E-Mail-Verkehr nimmt wieder zu, weil viele Manager E-Mail lieben: Sie können ihr Postfach managen, strukturieren. „Die Mails gehören mir“, es gibt Klarheit über Zielgruppen und die verlockende Illusion, „alles abgearbeitet zu haben“. Während Chats oder soziale Netzwerke offen sind, der Feed quasi endlos, Zielgruppen und Reaktionszeit nicht vorgegeben – das verunsichert.
• Kleine Krisen werden nicht mehr offen adressiert.
• „Awkward Silence“ entsteht – Themen, über die nicht mehr gesprochen wird.

Das sind alarmierende Stolpersteine. Wenn wir hören „Die Leute kommen nicht mit“, deutet das meist eher auf eigenes Zögern oder Unkenntnis im Management hin. „Mitkommen“ verrät ein hierarchisches Verständnis – es ist ein gemeinsamer Weg, der von allen Seiten Verhaltensveränderung bedeutet.

Was hilft in solchen Momenten?

Es braucht Resilienz und Geduld. Begleitung durch Überzeugte ist wertvoll – Change Agent Netzwerke, GUIDEs, Corporate Influencer können als Gegenpol zum Immunsystem wirken.

Nachsicht und Respekt für den Prozess sind wichtig. In Level 3 gehen wir davon aus, dass niemand in der Früh aufsteht und sich fragt, wie er/sie jemanden ärgern kann. Alle wollen einen sinnstiftenden Wertbeitrag leisten – es liegt an uns, herauszufinden was sie daran hindert und einen psychologisch hilfreichen, sicheren Rahmen für Erfolg zu schaffen – oder auch mal stehen zu bleiben und zu reflektieren.

Geschwindigkeit ist essentiell, aber manchmal muss man innehalten. Zurückblicken und feiern, was erreicht ist. Neue Anker setzen durch Anpassung von Regeln, Rollen, Prozessen.

Loslassen ist für viele ein schmerzhafter Prozess – das darf Zeit brauchen. Unterstützungsnetzwerke aufbauen und bewusst kultivieren, Peer-Support ermöglichen sind wertvolle Bausteine auf dem Weg.

Mehr zum Thema „Mindset – Wollen statt Müssen“: Das mit dem Mindset – Wollen statt Müssen

Fazit

Als Botschafter für Neugier und Zukunftslust wollte ich Euch in meine Erlebniswelt mitnehmen – keine naive Zukunftsillusion, sondern eine große Ansammlung an Begebenheiten, Methoden, Werkzeugen und sehr vielen Menschen, die genau das schon seit Jahren umsetzen, ermöglichen, weiterentwickeln – wenn sie dürfen.

Auch wenn das Pendel in machen Bereichen gerade wieder zurück-schwingt, kann es mich nicht entmutigen. New Work, Transformation, Menschlichkeite, Nachhaltigkeit, Netzwerke funktionieren, sie sind da und sie sind wirksam. Wer sie erlebt hat, kann nicht mehr zurück – die Sehnsucht wächst.

Danke allen, die diesen Weg bisher mit mir gegangen sind, die meinen sicher teils verrückten Ideen gefolgt sind und manchmal auch mir selbst bewiesen haben, was alles möglich ist, wenn man Menschen vertraut.

Wer Fragen hat – gerne melden.