Es ist Zeit für echten Dialog!

Hand aufs Herz! Wie viele Fragebögen habt ihr in den letzten Jahren erlebt, bei denen von vornherein klar war, dass die Antworten absolut nichts verändern werden?

Wie wahrscheinlich ist es, das auf die „negative“ Bewertung der Unternehmensführung, tatsächliche, spürbare Veränderungen in der Führung – aufgrund eines Fragebogens – passieren?

Warum liebt das Management Fragebögen?

Ein Fragebogen verschafft in erster Linie Zeit (es dauert in größeren Unternehmen oft einen Monat von der Ankündigung, über Gestaltung, Umsetzung, Übersetzung und Freigabe z.B. durch Betriebsrat). Zum Zweiten kann durch vorgegebene Fragen und auswählbare Antworten jegliche Überraschung verhindert werden. Es gibt weitere Gründe, dazu später mehr.

Technisch wäre es längst möglich, schon während der Beantwortung – nach jeder Frage, den Status aller anderen Rückmeldungen, quasi live – anzuzeigen. Das wird so gut wie nie angeboten. Sofortige Rückmeldung erhöht jedoch die Feedback-Quote enorm, enzieht dem Management aber den „zeitlichen Vorbereitsungsrahmen“.

Was ist das Problem mit Fragebögen?

Die Kontroll-Illusion. Wir glauben, wir könnten Menschen und komplexe Organisationen wie Maschinen managen, wenn wir sie nur weit genug vereinfachen. Ankreuzfragen kann man auch so schön verteilen oder digital einsammeln und auswerten… und dabei im gesamten Prozess die Kontrolle behalten – vermeindlich, denn was außerhalb der analogen Blätter oder der digitalen Rückmeldungen passiert, bleibt oft lange Zeit ungesehen, bis es zu viel wird.

Die klassische Management-Lösung:

Anonyme „One size fits all“-Umfragen mit vorgegebenen Häkchen. Ein reines Reporting-Instrument, um am Ende grüne Ampeln in eine Präsentation zu malen.

Die Wirkung bei den Befragten:

Frust und „erlernte Hilflosigkeit“. Wenn ich frage: „Bist du mit deinem Gehalt zufrieden?“, aber jeder weiß, dass danach nichts passiert, entwerte ich das Feedback.
Anonyme Freitextfelder (wie BR sie meist fordert) führen dazu, dass wir nie ins Handeln kommen, weil wir die Menschen dahinter nicht ansprechen können.

Was man grundsätzlich besser machen kann:

Es gibt viele Bücher, Studien und Erfahrungen zu Fragebogen und Fragetechniken – Umfragen lassen sich stark verbessern und nicht nur als Analyse- oder Baseline- Instrument zu nutzen sondern als aktivem Teil des Veränderungsprozesses.

Gehts es um Transformation würde ich heute keine Fragebögen nutzen – sondern MIT den Menschen (und das geht in jeder Größenordnung) gemeinsam, gestalterisch, explorativ, transparent (womit Sharing gemeint ist) arbeiten (voranscheitern).

Die Komplexität und Dynamik verlangt nach Schwarmintelligenz und Lösungsräumen

Bewiesen wirksamer:

Anstatt „digitale Ankreuz-Zettel zu sammeln“, begleite ich Menschen lieber so:

• Offene „wie“-Fragen statt geschlossene „ob“-Antworten:
  – Nicht fragen „Seid ihr zufrieden?“, sondern „Wie wollt ihr lernen?“ oder „Was braucht ihr, um wirksam zu sein?“
• Beteiligende Transparenz:
  Umfragen mit Lernhäppchen vorneweg oder kleinen, sinnvollen Aufgaben verknüpfen – Beteiligung und Wissensaufbau in einem Schritt – mit persönlich relevantem, nützlichem Ergebnis
• Offener Dialog (Open Calls):
  Hierarchiestufen überspringen und in offenen Formaten direkt mit Betroffenen sprechen – geht auch in sehr großen Gruppen mit digitalen Mitteln (Wortwolken etc.)
• Der „Elefant im Raum“:
  Meist wissen alle, wo es brennt, da brauchen wir keine Umfrage. Geht hin, hört zu und sprecht die Probleme direkt an.
• Die „Willing Ones“ einbinden:
  Ergebnisse nicht „top-down“ ausrollen, sondern gemeinsam mit denen bearbeiten, die wirklich Lust haben, etwas zu verändern. (es gibt überall sehr viele, wenn sie nicht stetig durch assimilation demotiviert werden)

Die Wirkung dieses Vorgehens:

Menschen fühlen sich nicht mehr als „Ressource“, sondern als respektiertes Individuum gesehen.

Wenn Antworten wirklich Taten folgen, entsteht psychologische Sicherheit und echtes Vertrauen.

Wir nutzen die kollektive Intelligenz der gesamten Organisation, anstatt uns auf die Sichtweise von fünf Führungskräften zu verlassen.

Freitext-Fragebogen – kommentiert

Hier ein Beispiel von Freitextfragen (und wie man sie auch anders beantworten kann) – damals explizit mit der Bitte um Feedback, das nie kam: Link zur Seite

Aus eigener Erfahrung im Management bei Kolleg*innen will man nicht, das jemand viel in Freitextfelder schreibt, oder gar Rückfragen stellt bzw. kommentiert. Das bedeutet einen höheren Aufwand an Konsolidierung und kostet Zeit.

Freitextfelder werden von den meisten Betriebsräten als kritisch gesehen, weil das Risiko von negativen Konsequenzen für Feedback-Geber*innen befürchtet werden – hier wird großer Wert auf Anonymisierung gelegt – was dazu führt, dass der Inhalt kaum noch nutzbar ist (keine Rückfragen z.B. zum Kontext möglich)

Am Ende lernen davon meist auch nur Praktikant*innen, die Ergebnisse – oft noch per „Hand“ auswerten müssen und dabei wieder alles auf Buzzwords reduzieren müssen, damit es schön kategorisierbar zu reporten ist – wobei der echte Mehrwert gegen Null geht. Wir sollten damit aufhören.

Ein konkretes Beispiel aus 2011:

Fragebogen sind nicht per se kritisch, wir können sie „hacken“ um damit zusätzliche „Funktionen zu aktivieren“: Als ich Freiwillige für das erste globale GUIDE Netzwerk gesucht habe, und intrinsisch motivierte Menschen finden wollte, nutze ich eine Art Fragebogen wie ein inspirierendes Self-Assessment.

Während des Ausfüllens sollte in der Beantwortung klar werden, ob man die Rolle GUIDE wirklich lernen möchte – es hat hervorragend funktioniert. Damals (noch vor KI Auswertungen) nutzte ich noch ein aktives PDF Formular*. Das Formular wurde tatsächlich nur von Kolleg*innen abgeschickt, die später längere Zeit diese Rolle mit großem Enthusiasmus und Resilienz einnahmen.

Link zu diesem Fragebogen mit Infos dazu (Englisch)

*jedes per Mail zurückgesendete PDF wurde automatisiert in eine Master-PDF-Datenbank eingelesen und konsolidiert. Die Auswertung fand damals noch „per Hand“ statt.

Mein Resümee für Dich:

Hört auf, die Zufriedenheit zu messen,
und fangt an, echte Beteiligung zu orchestrieren.

Das Ziel ist kein grüner Ampel-Report, sondern leuchtende Augen bei deinen Leuten, weil sie endlich wieder selbst gestalten dürfen.

Besser wird es, wenn wir Verantwortung als Führung für echte Wirkung übernehmen. Wenn die dokumentierte Wirkungslosigkeit von klassischen Fragebogen (damit natürlich auch kaum persönliches Risiko) zum Standard geworden ist, wandert das Risiko in die Organisation – sie hört auf zu lernen, wird unbeweglich und muss langfristig untergehen. „Tanker“ nennen wir sie dann. Umfragen sind dabei die Schweißnähte, die alles versteifen.

Trau dich als Führungskraft:
Lass die Zügel ein Stück weit locker und geh in den echten Austausch.
Es lohnt sich!

Tipps für Gespräche statt Fragebogen:

• Sprich mit den Betroffenen – persönlich, auf Augenhöhe. Sei nicht enttäuscht, wenn das beim ersten Mal nicht klappt. Das Vertrauen der Offenheit muss erst verdient werden.
• Fang an mit kleinen einfachen Fragen und sorge dafür, das der Effekt der Antworten zeitnah spürbar wird. Später kannst Du die Tragweite der Fragen steigern.
• Keine Angst vor großen Gruppen – sie helfen ein Problem – multiperspektivischer – zu verstehen. Kaum ein Problem heute ist „einfach“ – darum kann es auch kaum mit einem Elevator-Pitch in 2 Sätzen erklärt werden
• Nimm Dir Zeit… erst im Gespräch und durch Dein aktives Zuhören kommt Ihr „auf des Pudels Kern“
• Stelle sicher, das niemand durch die Rückmeldungen benachteiligt wird. Schuldzuweisungen kann man unterbinden und auf „die Sache“ zurückführen. (was kann man tun?, was würdest Du tun?, was soll ich tun?)
• Du musst nicht sofort auf Rückfragen antworten: „Lass mich das klären“ oder „Ich möchte Dir eine bessere Antwort geben – lass mich … rückfragen“
• Nutze sinnvolle, digitale Tools, wenn es um große Zielgruppen geht. eMail, Chat sind dafür ungeeignet. Idealerweise helfen hier Enterprise Social Networks, Foren oder ein Blog, die es auch intern gibt – dort werden Fragen dann individuell gestellt und besprochen

Quellen und mehr Insights:

• Im kürzlich veröffentlichten Interview spreche ich über die Formular-Thematik: Link zur Seite
• Mehr zu dem Relikt klassischer Fragebögen, wie sie leider auch heute noch an UNIs gelehrt werden: Link zur Seite 10 Jahre alt, immer noch aktuell